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Una vez que tomamos la decisión de sembrar determinado cultivo en un lote de nuestra finca, debemos entonces: documentar toda nuestra experiencia en esa siembra con el fin de que si al final la producción es un éxito, poder repetir aquellos aciertos que tuvimos. Pero si la experiencia no es muy buena o es mala, poder entonces tener bien claro que fue lo que se hizo para no repetirlo, ya que si el cultivo está bien situado en nuestra finca es entonces el manejo que le dimos es el responsable de su mala producción.
De igual forma, cuando registramos lo que hicimos, queda también la evidencia muy clara de si el lote que escogimos dentro de nuestra finca es o no el mejor para la producción de este tipo de planta.
De esta forma en el cuaderno de la finca o en la bitácora del cultivo, debemos llevar el registro de todas las acciones que le realizamos al cultivo, indicando fechas, cantidades de insumos utilizadas y las personas que llevaron a cabo las labores, así como el tiempo en que se inicia una tarea y a la hora que termina.
Un ejemplo de esto es, anotar el fertilizante que se utilizo para nutrir el cultivo así como todas las aplicaciones de fertilizantes foliares, insecticidas y fungicidas o herbicidas que se realizaron en el desarrollo de un cultivo hasta la cosecha.
De esta forma podemos llevar los costos en que se va incurriendo para la producción, además podemos ver los resultados de las aplicaciones y relacionarlos a las dosis que se aplicaron, las mezclas de productos que se realizaron, y así poder determinar con mayor grado de seguridad, cuales son las acciones que dan mejores resultados.
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Otra de las ventajas de registrar lo que se hace, es que da la posibilidad de defendernos sobre algún reclamo del comprador, ya que si existiere alguna duda sobre el manejo, se podría utilizar toda la información que existe en la bitácora o en el libro de finca para demostrar que se realizaron las cosas como se debía de hacer. Por el contrario, también se podría detectar que no se hizo de la mejor forma y modificarlo.
Poder demostrar con documentos escritos en el momento en que se llevaron a cabo ciertas acciones es parte de un concepto que se denomina: Trazabilidad.
Según el Comité de Seguridad Alimentaria de AECOC: La trazabilidad es el conjunto de registros que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo del proceso de producción.”
Llevar registros de todo lo que se realiza y quien lo realiza en el proceso de producción es una Buena Practica Agrícola.
Esta acción permite ir mejorando día a día repitiendo sus éxitos y mejorándolos, además buscando formas de corregir sus desaciertos.
Tal y como lo muestra la figura anterior, cuando contamos con los datos de lo que sucedió en nuestra parcela de producción, los clientes que consumen los productos que producimos, pueden sentirse con mayor seguridad de comprarlos, ya que si se continua los registros en el transporte y la distribución, se podría llegar a determinar todo lo que sucedió hasta que el producto lo compro el cliente final.